Conciliação previne situações indesejadas no e-commerce

Conciliação previne situações indesejadas no e-commerce

“Em 2015, nós recuperamos de 2% a 3% da receita dos nossos clientes.”

 

A fala é de Fabrício Costa, CEO da Equals, e refere-se ao trabalho de conciliação desenvolvido pela empresa, uma das mais conceituadas do mercado no ramo. Aliás, é na hora da conciliação de cartões que os e-commerces encontram alguns de seus piores inimigos, tais como chargebacks não identificados previamente, vendas duplas e taxas cobradas de forma indevida pelas adquirentes.

 

Mas a conciliação, especialmente se feita de forma manual, também pode ser um grande problema para o varejista. E quando, exatamente, a conciliação passa a ser um transtorno para o comércio eletrônico? Difícil definir, já que ela é constituída por dois ciclos principais e vários macro e microprocessos. Segundo Costa, o primeiro ciclo é transacional, e envolve duas etapas – a conferência do caixa de vendas e a auditoria, ferramenta de controle utilizada para garantir que a adquirente está cobrando o que foi acordado em contrato.

 

O segundo ciclo é financeiro, desdobrado em mais três fases: a primeira é a gestão do fluxo de caixa; que se estende por meses, devido às compras parceladas. A segunda é a gestão de chargebacks, ação que se desenvolve até o momento de desagendamento da compra. E, por fim, há a contabilização de recebimentos – na prática, nada mais é do que a conferência dos recebíveis que o gateway informa que precisam ser repassados ao e-commerce, dos recebíveis que a adquirente realmente repassou e das parcelas que o banco diz ter depositado.

 

Nos gateways de pagamento, é necessário exportar o relatório do próprio gateway e o relatório da adquirente. Nesse primeiro momento, as informações fornecidas pelo gateway são comparadas com os registros da adquirente sobre as transações do e-commerce. Depois de conciliados esses dados, o e-commerce ainda precisa verificar se os valores pagos pela adquirente estão condizentes com os recebíveis que o banco diz ter depositado.

Resolver todos essas pendências de forma manual exige muito tempo e esforço da equipe financeira de uma loja virtual – por isso, é normal recorrer à ajuda de conciliadoras, que ajudam a identificar possíveis divergências entre os valores disponíveis em caixa e os valores que estão nos relatórios de repasse das adquirentes e bancos.

 

Qual a hora certa de contratar uma conciliadora?

 

O CEO da Equals diz que é necessário fazer dois questionamentos:

 

1. Quão complexa é a gestão do meu fluxo de caixa? Eu antecipo muitas parcelas? Tenho que gerenciar muitos recebíveis?
2. Tenho visibilidade e controle sobre meus chargebacks?
Se você respondeu “sim” para a primeira pergunta e “não” para a segunda, essa é a hora certa de contratar uma conciliadora. Os benefícios da conciliação são múltiplos: “O e-commerce ganha até 70% em produtividade”, diz Fabrício Costa. “Além disso, ganha o controle de verdade dos recebíveis e vai ter qualidade de informação na hora da tomada de decisões.”

 

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